Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek tworzyć fundusz. Ustawa, w art. 4, zezwala jednak aby ta grupa pracodawców zrezygnowała z tworzenia funduszu. Postanowienia w tym zakresie powinny się znaleźć w:

– układzie zbiorowym pracy (jeżeli pracodawca takim układem jest objęty) lub

– regulaminie wynagradzania (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem).

Zmiany układu dokonuje się w trybie określonym w dziale XI Kodeksu pracy, a zmiany regulaminu wynagradzania w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową lub z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, jeżeli w zakładzie nie działają związki zawodowe.

Rezygnacja z tworzenia funduszu może nastąpić na czas nieokreślony lub określony (np. na czas przejściowych trudności finansowych pracodawcy), w tym ostatnim przypadku niezbędne jest precyzyjne wskazanie okresu, w którym fundusz nie będzie tworzony.

Możliwość rezygnacji z funduszu nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 20, 21 i 24-27 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104). Pracodawcy ze sfery budżetowej mają obowiązek tworzyć fundusz bez względu na stan zatrudnienia.