Jak prawidłowo sporządzić w firmie listę płac

Rzeczpospolita , autor: Danuta Denkiewicz , oprac.: GR

Maj 6, 2009


Nie ma żadnego przepisu, który określałby, jak ma wyglądać ten dokument. Jego układ wynika jednak z realizacji obowiązków rozliczeniowych wobec ZUS i urzędów skarbowych

Skoro zakład pracy (zleceniodawca) jest płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz podatku dochodowego, lista płac powinna odzwierciedlać podstawy wymiaru składek i podstawę opodatkowania, kwoty potrąconych składek i zaliczek na podatek dochodowy oraz kwotę do wypłaty.

Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązaniu stosunku pracy do dnia jego rozwiązania lub wygaśnięcia. Z własnych środków opłacają składki: emerytalną 9,76 proc, rentowe 1,5 proc., chorobową 2,45 proc. oraz zdrowotną 9 proc. Natomiast ich pracodawcy finansują drugą połowę składek: emerytalnej 9.76 proc, rentowych 4.5 proc. oraz wypadkową w wysokości od 0,67 do 3.33 proc Składka wypadkowa jest zróżnicowana i zależy od rodzaju działalności prowadzonej przez pracodawcę i liczby ubezpieczonych w ubezpieczeniu wypadkowym.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło tych wypłat i świadczeń. Są to w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zatem każde przysporzenie majątkowe pochodzące od pracodawcy jest przychodem ze stosunku pracy. Dlatego zalicza się do niego również wszelkie świadczenia pozapłacowe, jak: zapomogi, umorzone pożyczki, paczki, bilety wstępu, dofinansowanie wczasów, wycieczek, zwrot kosztów dojazdu do pracy, pakiety medyczne opłacane przez pracodawcę, udostępnienie nieodpłatnie lokalu mieszkalnego, możliwość korzystania nieodpłatnie do celów prywatnych ze służbowego samochodu, telefonu itp.

Przychód ze stosunku pracy powstaje w momencie otrzymania lub postawienia do dyspozycji pracownika w roku kalendarzowym pieniędzy i wartości pieniężnych oraz w momencie otrzymania świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń albo świadczeń częściowo odpłatnych (art. 11 ust. 1 ). Liczymy go w skali miesiąca, a więc sumujemy wszystko, co pracownik otrzymał od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca.

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączamy wynagrodzenie za czas choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. Tak stanowi art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.), dalej ustawa systemowa.

W podstawie wymiaru składek nie uwzględniamy także przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), dalej rozporządzenie składkowe.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pomniejszona o potrącone ze środków pracownika składki emerytalną, rentową i chorobową. Do podstawy tej wlicza się jednak wynagrodzenie chorobowe wypłacane ze środków pracodawcy. To reguły z art. 81 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.), dalej ustawa zdrowotna. Podstawa składki zdrowotnej nie podlega rocznemu ograniczeniu. Składka pełna wynosi 9 proc. a odliczana od podatku 7,75 proc

Co do zasady przychody ze stosunku pracy są w całości opodatkowane. Niektóre z nich w drodze wyjątku zostały zwolnione z podatku dochodowego – lista jest zamieszczona w art. 21.

Pracownikom przysługują miesięczne ryczałtowe koszty uzyskania przychodów (art. 22 ust. 2 ). Wynoszą one:

– 111,25 zł (podstawowe) – stosujemy w pełnej wysokości niezależnie od tego, czy zatrudniony pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, czy na część etatu, czy przepracował cały miesiąc, czy tylko jego część,

– 139,06 zł (podwyższone) – stosujemy na wniosek dojeżdżającego pracownika, który musi złożyć oświadczenie potwierdzające, że jego miejsce zamieszkania położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

W miesiącu uwzględniamy tylko raz przysługujące pracownikowi koszty uzyskania przychodów, nawet jeśli wypłata wynagrodzenia dotyczy wielu miesięcy lub wypłaty poszczególnych składników następują w różnych terminach. Po pomniejszeniu przychodu o ich wartość otrzymujemy dochód zatrudnionego.

Od dochodu odliczamy potrącone w roku podatkowym ze środków pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe (art. 26 ust. 1). Pamiętajmy, by nie odęjmować wartości składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie updof lub od którego zaniechano poboru podatku na podstawie przepisów ordynacji podatkowej.

Teraz przyszedł czas na zastosowanie stawki podatkowej 18 proc. i 32 proc. (art. 32 ust. 1 ). Uzyskany wynik pomniejszamy o 1/12 kwoty określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeśli pracownik złożył PIT-2. Następnie otrzymaną kwotę obniżamy o pobraną składkę na ubezpieczenie zdrowotne, która nie może przekroczyć 7,75 proc podstawy jej wymiaru (art 27b). Obniżenie nie dotyczy składek, których podstawą wymiaru jest dochód zwolniony od podatku, oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego zaniechano poboru podatku na podstawie przepisów ordynacji podatkowej.

Zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła i menedżerowie zwykle otrzymają na rękę więcej niż zatrudnieni na umowach o pracę. Zaoszczędzą bowiem na składkach zusowskich. Obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnych zależy od rodzaju zawartej umowy, tego, czy jest to dla takiej osoby jedyny tytuł do ubezpieczeń, oraz czy osoba ta jest uczniem lub studentem mającym ukończone 26 lat.

Osoby realizujące umowy agencyjne, zlecenia albo inne, do których stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia, np. kontrakty menedżerskie, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. Ubezpieczenie wypadkowe uzależnione jest od miejsca wykonywania pracy. Jest nim obowiązkowo objęta osoba, która obowiązkowo piodlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, realizująca zadania w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę.

Ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu umowy-zlecenia obowiązkowo podlegają osoby:

– które zawarły tę umowę z własnym pracodawcą lub w ramach takiej umowy wykonują pracę najego rzecz,

– dla których umowa-zlecenie stanowi jedyny tytuł do ubezpieczeń

– które z umowy o pracę osiągają przychód niższy od kwoty płacy minimalnej w przeliczeniu na okres pełnego miesiąca,

– mające ustalone prawo do emerytury lub renty, jeżeli nie pozostają z innym podmiotem w stosunku pracy.
Zleceniobiorcy podlegają ubezpieczeniom od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia.

Umowa-zlecenie nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych dla osób uczących się do ukończenia 26 lat, tj. uczniów szkół podstawowych, gimnazjów i szkół ponadpodstawowych i ponadgminazjalnych oraz studentów. Studentami nie są uczestnicy studiów doktoranckich i podyplomowych.

Umowy o dzieło, z wyjątkiem zawartych z własnymi pracownikami, nie stanowią tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.
Składki finansowane są tak jak u pracowników. Jeżeli w umowie-zleceniu lub w kontrakcie menedżerskim określono odpłatność kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnej, to podstawę ich wymiaru stanowi dla:
– zleceniobiorców przychód w rozumieniu art. 13 pkt 8, czyli otrzymane lub postawione do ich dyspozycji w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń uzyskanych od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w imieniu zarządcy lub administratora jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie na potrzeby związane z tą nieruchomością;
– menedżerów przychód w rozumieniu art.13 pkt 9, czyli otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru nie stosuje się wyłączeń, o których mowa w rozporządzeniu składkowym. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe tych osób nie może przekroczyć w danym miesiącu 250 proc. przeciętnego miesiecznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Kwotę tę ustala się miesięcznie, poczynając od trzeciego miesiąca kwartału kalendarzowego na okres trzech miesięcy na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału, ogłaszanego dla celów emerytalnych. Zleceniobiorcy i menedżerowie, tak samo jak pracownicy, mają ograniczoną roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym. Ograniczeniu niej podlega składka zdrowotna.

Przy umowach-zleceniach i o dzieło, zgodnie z art 22 ust 9 pkt 4, koszty uzyskania przychodów wynoszą 20 proc. przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe. Płatnik może zastosować także koszty w wysokości 50 proc. uzyskanego przychodu pomniejszonego o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne, jeżeli osoba dysponuje prawami autorskimi. Natomiast dla menedżerów koszty uzyskania przychodów wynoszą miesięcznie 111,25 zł (art. 22 ust 9 pkt 5).

Podstawę opodatkowania dla tych osób stanowi przychód wynikający z umów cywilnych po odliczeniu kosztów uzyskania przychodów i potrąconych przez płatnika składek na ubezpieczenia społeczne. Zaliczki na podatek płatnik oblicza zgodnie z art. 41, tj. według stawki 18 proc. Następnie kwotę zaliczki obniża o składkę zdrowotną podlegającą odliczeniu, czyli 7,75 proc. Obniżenie nie dotyczy składki, której podstawą wymiaru jest dochód (przychód) zwolniony z podatku na podstawie updof oraz dochód, od którego zaniechano poboru podatku na podstawie przepisów ordynacji podatkowej.

Od 1 stycznia 2009 r. drobne umowy-zlecenia zostały opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Zgodnie z art 30 ust.1 pkt 5a i ust. 3, jeżeli suma należności określonych w umowie lub umowach zawartych z osobą niebędącą pracownikiem z tego samego tytułu nie przekracza miesięcznie od tego samego płatnika 200 zł, pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 18 proc. przychodu, bez pomniejszania o koszty uzyskania

Od przychodu opodatkowanego podatkiem ryczałtowym nie można odliczać potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne, a od podatku – składki zdrowotnej. Jeżeli osoba opodatkowana podatkiem zryczałtowanym osiągnie dochody opodatkowane według skali podatkowej, to w zeznaniu rocznym będzie mogła odliczyć omawiane składki.

Opracowanie: Andrzej Jurczewski

Więcej w Rzeczpospolitej z dn. 6.05.2009 r.