Pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudni osoby niepełnosprawne może otrzymać ze środków Funduszu zwrot kosztów: poniesionych na przystosowanie tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności ;adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych ; adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej funkcjonowanie w zakładzie pracy ; rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb dotyczących przystosowania miejsc pracy oraz adaptacji pomieszczeń i adaptacji lub nabycia urządzeń. Zwrot kosztów dotyczy jedynie niepełnosprawnych osób bezrobotnych lub poszukujących pracy skierowanych do pracodawcy przez powiatowy urząd pracy.

Pomoc może dotyczyć również pracowników wcześniej zatrudnionych u tego pracodawcy jeżeli ich niepełnosprawność powstała w okresie zatrudnienia. Wyjątkiem są przypadki gdy przyczyną utraty sprawności było zawinione przez pracodawcę lub pracownika naruszenie przepisów. Ile dofinansowania PFRON może oddać pracodawcy łącznie nie więcej niż dwudziestokrotność przeciętnego wynagrodzenia za każde przystosowane stanowisko pracy osoby niepełnosprawnej. Obecnie daje to kwotę prawie 50 tys. złotych. Zwrot kosztów dokonywany jest przez starostę na podstawie umowy zawartej z pracodawcą określającej warunki i wysokość dopłaty. Pracodawca nie odzyska wydatków poniesionych przed dniem podpisania umowy. Koszty rozpoznania potrzeb osób niepełnosprawnych nie mogą przekraczać 15 proc tych związanych z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Warunkiem otrzymania pomocy jest również pozytywna opinia Państwowej Inspekcji Pracy o przystosowanym stanowisku pracy wydana na wniosek starosty. Reszta do zwrotu. Jeśli osoba niepełnosprawna nie przepracuje pełnych trzech lat pracodawca musi zwrócić Funduszowi część pieniędzy. Będzie to 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy brakujący do tego czasu miesiąc. Trzeba je oddać w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną. Można tego uniknąć tylko zatrudniając na zwolnione miejsce innego niepełnosprawnego pracownika skierowanego przez powiatowy urząd pracy. Zwrócone pracodawcy mogą być wyłącznie dodatkowe koszty wynikające z zatrudnienia osób niepełnosprawnych czyli takie których nie poniósłby zatrudniając osobę pełnosprawną. Wnioski przez Internet Informacje i wnioski do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych mają być składane w formie elektronicznej przez Internet. Wyjątek stanowią pracodawcy zatrudniający nie więcej niż 5 pracowników mogą to zrobić w formie tradycyjnej (pisemnej) do właściwego terenowo oddziału PFRON.