Pracownik, który używa w pracy należących do niego narzędzi lub materiałów, nie płaci podatku od otrzymanego ekwiwalentu. Nie może on być jednak ustalony w dowolny sposób.
Jak czytamy w Rzeczpospolitej, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT zwolnione od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Ekwiwalent musi mieć charakter pieniężny. Zwolnienie nie ma więc zastosowania, jeśli w zamian za zużyte w czasie pracy narzędzia pracownik otrzyma nowe. Poza tym art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT dotyczy tylko narzędzi, materiałów i sprzętu, które są własnością podatnika.
Płatnik musi potrafić udowodnić, że pracownik używa należącego do mego sprzętu. Powinno to wynikać np. z umowy między firmą a pracownikiem.
Możliwość objęcia zwolnieniem wymaga prawidłowego udokumentowania własności używanych przez pracownika narzędzi. Płatnik powinien więc zażądać od pracownika dowodu, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości. Powinno więc być poparte dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności.
Ponadto muszą być zgromadzone dowody, które potwierdzą posługiwanie się przez pracownika własnym sprzętem przy wykonywaniu zadań służbowych. Kwota ekwiwalentu musi odpowiadać rzeczywiście poniesionym przez pracownika wydatkom. Trzeba przy tym pamiętać, że ekwiwalent to świadczenie pieniężne równoważące używanie przez pracownika swojego sprzętu. Z dokumentacji musi więc wynikać np. liczba roboczogodzin używania danego sprzętu oraz jej wartość, w przypadku telefonów – wykaz rozmów służbowych wykonanych z prywatnego telefonu pracownika, normy zużycia używanych narzędzi. Zwolnienia nie stosuje się bowiem do zwrotu dokonanego w formie ryczałtu.
Więcej w Rzeczpospolitej z 1 marca 2010 r.