Jak czytamy w Dzienniku Gazecie Prawnej, za prawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji odpowiedzialni są kierownicy jednostek (np. zarządy). Aby cały proces przebiegł prawidłowo, muszą oni należycie go przygotować, np. powinni wydać zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, w szczególności jeśli jest ona przeprowadzana w drodze spisu z natury.
Dokument ten powinien zawierać wszystkie istotne informacje dotyczące przeprowadzenia całej operacji. Najważniejsze z nich to: termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej, rodzaj przeprowadzanej inwentaryzacji (roczna) informacje o tym, kto dokonuje wyceny zapasów, w jaki sposób udokumentowany jest spis. Zarządzenie może też określać termin zakończenia inwentaryzacji.
W dokumentacji jednostki oprócz polityki rachunkowości powinna się znajdować zatwierdzona przez kierownika instrukcja inwentaryzacyjna, określająca zasady przygotowania, przeprowadzenia i rozliczania inwentaryzacji.
Jest to akt wewnętrzny i powinien być dostosowany indywidualnie do specyfiki i wielkości danej jednostki.
Dopełnieniem wydawanego przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej jest harmonogram inwentaryzacji. Powinien on wyznaczać składniki majątku poddane w danym roku inwentaryzacji oraz terminy: dokonania inwentaryzacji, ustalenia różnic, ustalenia osób odpowiedzialnych, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Harmonogram prac tworzony jest zazwyczaj na potrzeby jednego roku obrotowego. Jednak w większych jednostkach, posiadających znaczny majątek, którego inwentaryzację można przeprowadzać rzadziej niż raz w roku, warto takie plany sporządzać na okresy kilkuletnie.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 21 września 2010 r.