Księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy użyciu komputera. Czy serwery z niezbędnymi do tego danymi mogą być utrzymywane za granicą
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, co do zasady, księgi rachunkowe powinny być prowadzone w siedzibie jednostki (także przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej). Jednostki posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie jednostki albo w siedzibie oddziałów (zakładów). Wynika to z art. 11 ust. i i 2 ustawy. Ust. 3 mówi, że księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Polski poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu), jeżeli są prowadzone przy użyciu komputera (przy zachowaniu określonych wymogów) oraz w razie powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nie-posiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług.
Wówczas kierownik jednostki ma obowiązek:
powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu), zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu).
Trzeba prowadzić w Polsce
Z literalnego brzmienia przepisu wynika więc, że księgi rachunkowe mogą być prowadzone wyłącznie na terytorium Polski. Potwierdzają to wyjaśnienia Ministerstwa Finansów wydane 12 maja 1999 r. (DR-I/JDa/DG/95/99), a więc jeszcze przed gruntowną nowelizacją ustawy o rachunkowości, która weszła w życie od 1 stycznia 2002 r. Ówczesne przepisy nie wskazywały wprost na konieczność prowadzenia ksiąg na terytorium Polski. Ministerstwo stwierdziło jednak, że system informatyczny służący do prowadzenia księgowości przy użyciu komputera nie może znajdować się poza terytorium Polski. Natomiast nie ma przeszkód, aby drogą elektroniczną przekazywać dane księgowe jednostki za granicę w celu ich odrębnego przetwarzania przy użyciu innego systemu informatycznego na potrzeby jednostki zagranicznej.
Więcej Rzeczpospolita.