Chociaż informacja o wyroku należy do kategorii danych wrażliwych, są sytuacje, kiedy dotrze ona do pracodawcy. Muszą jednak być zachowane odpowiednie procedury – czytamy w Rzeczpospolitej.

Pracownik ZUS został skazany prawomocnym orzeczeniem sądu na karę grzywny. Nie poinformował swojego pracodawcy o toczącym się wobec niego postępowaniu. Pracodawca jednak taką informację uzyskał, w związku z czym wystąpił do sądu z pismem o informację, czy postępowanie wobec jego pracownika już się zakończyło i jaki był jego rezultat. Sąd w odpowiedzi wskazał, że dana osoba została skazana na określoną karę i podał informację o uprawomocnieniu się wyroku. Czy pracodawca, w tym wypadku ZUS, miał prawo takie dane otrzymać, a w związku z tym przetwarzać je na potrzeby dalszego postępowania wewnętrznego wobec swojego pracownika – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.

Informacje o skazaniu należą do grupy danych wrażliwych podlegających ochronie. W opisanym przykładzie posłużenie się nimi przez pracodawcę było jednak jak najbardziej legalne. Tak naprawdę podstawowe pytanie w tej sprawie wiąże się z tym, czy sąd miał prawo takie dane przekazać pracodawcy.
Zgodnie z art. 21 § 1 k.p.k. o ukończeniu postępowania toczącego się z urzędu przeciw osobom zatrudnionym w instytucjach państwowych, samorządowych i społecznych, należy bezzwłocznie zawiadomić przełożonych tych osób.

Jak wynika z tego przepisu, sąd nie tylko mógł, lecz także miał obowiązek poinformować ZUS o zakończeniu postępowania, o ile sprawa dotyczyła popełnienia przez pracownika czynu, wobec którego sprawę rozpoczyna się z urzędu. ZUS bowiem w świetle art. 21 k.p.k. jest instytucją państwową.
Jednocześnie warto odnotować, że przepis nie precyzuje, jakie informacje powinien przekazać sąd. W podanym przykładzie obejmowały one informację o tym, za jaki czyn został skazany pracownik, jaki był rodzaj kary i kiedy uprawomocnił się wyrok. Można więc postawić pytanie, czy zakres przekazanych danych był prawidłowy.

Tę kwestię należy ocenić, posiłkując się przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Warto przy tym zacytować decyzję generalnego inspektora ochrony danych osobowych, który tego typu przypadek analizował (decyzja nr DO-LiS/DEC-603/10). Stwierdził on, że stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych administrator danych, przetwarzając je, powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Adekwatność oznacza, że zakres danych nie może wykraczać poza niezbędny do zrealizowania celu jakiemu przetwarzanie danych ma służyć.
Niewątpliwie celem zawiadomienia wskazanego w art. 21 k.p.k jest przekazanie pracodawcy informacji, na podstawie których będzie on w stanie stwierdzić, czy w związku z zakończonym postępowania zasadne jest podejmowanie w stosunku do pracownika określonych kroków w tym w szczególności zwolnienie takiego pracownika.

Więcej w Rzeczpospolitej z 27 marca 2012 r.