Jak odpowiada „GP” – nie rzadziej niż na dzień bilansowy jednostka powinna dokonać wyceny należności w kwocie wymaganej zapłaty (z zachowaniem zasady ostrożności) oraz zobowiązań w kwocie wymagającej zapłaty (art. 28 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy o rachunkowości). Zatem w sprawozdaniu finansowym sporządzonym na ostatni dzień roku obrotowego, jednostka powinna wykazać rzeczywisty stan należności i zobowiązań.

Jeżeli salda pozostające na kontach rozrachunkowych dotyczą przedawnionych należności i zobowiązań, to jednostka najpóźniej na dzień bilansowy powinna je wyksięgować. Koszty i przychody z tytułu odpisania przedawnionych należności i zobowiązań jako pośrednio związane z prowadzoną działalnością operacyjną jednostki zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d) ustawy o rachunkowości.

Spisanie w księgach rachunkowych należności, która uległa przedawnieniu może być następująca:

– Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,

– Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Natomiast w sytuacji gdy, w myśl art. 35b ustawy o rachunkowości, należność taką objęto odpisem aktualizującym, to wówczas w księgach rachunkowych należy dokonać następującego zapisu:

– Wn konto 28 „Odpisy aktualizujące wartość należności”,

– Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Ewidencja księgowa w przypadku spisania przedawnionych zobowiązań przebiega zapisem:

– Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,

– Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Jeśli figurujące na kontach rozrachunkowych groszowe salda dotyczące należności nie uległy przedawnieniu, to na podstawie decyzji podjętej przez kierownika jednostki można odstąpić od ich dochodzenia. W takim przypadku należy sporządzić protokół z informacją, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem danej należności są jej równe lub przewyższają nieuregulowaną przez kontrahenta kwotę. Na podstawie protokołu saldo należności wyksięgowuje się zapisem:

– Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,

– Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Trzeba mieć na uwadze, że jednostka nie może na podstawie decyzji kierownika odpisać nieprzedawnionych groszowych sald zobowiązań. Przed upływem terminu przedawnienia mogą one zostać wyksięgowane z ksiąg np. na podstawie pisemnego zawiadomienia o umorzeniu zobowiązania otrzymanego od wierzyciela.

Więcej w Gazecie Podatkowej z 21 grudnia 2015 r.