ZFŚS tworzą co do zasady, pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jednakże układy zbiorowe mogą postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony. W firmach, w których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym, takie postanowienie może zawierać regulamin wynagradzania.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie skorzystali z możliwości utworzenia ZFŚS, mogą, ale nie muszą, wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. O rezygnacji z tworzenia funduszu i wypłaty świadczenia urlopowego, jeśli w firmie nie ma układu zbiorowego i pracodawcy nie dotyczy obowiązek ustalania regulaminu pracy, pracownicy muszą być zawiadomieni w styczniu danego roku. Brak takiego zawiadomienia oznacza, że pracodawca powinien to świadczenie wypłacić.

Wysokość świadczenia urlopowego jest limitowana. Nie może ono przekraczać tzw. odpisu podstawowego przypadającego na danego pracownika, który wynosi na jednego zatrudnionego 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli wówczas było wyższe.

Wysokość odpisu może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, w odniesieniu do której orzeczony został znaczny albo umiarkowany stopień niepełnosprawności (dawna I i II grupa inwalidzka).

Taką samą możliwość podwyższenia funduszu na każdego emeryta lub rencistę mają pracodawcy sprawujący opiekę nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy.

Pracodawca jest obowiązany pobrać od kwoty świadczenia urlopowego i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Świadczenie to z punktu widzenia przepisów podatkowych jest traktowane tak samo jak każda inna wypłata ze stosunku pracy.

Świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego nie jest obciążone składkami na ubezpieczenia społeczne.